Xử lý đơn hàng tour du lịch

Gồm các thao tác từ khi tạo đơn hàng đến khi chuyển sang đơn hàng Thành công

Quy trình xử lý đơn hàng

Nôi dung bao gồm:

• Gửi email báo giá, giữ chỗ, thanh toán, xác nhận dịch vụ

• Tạo note liên hệ, lịch nhắc liên hệ lại

• Chuyển đơn hàng Thành công & thêm phiếu thu thanh toán

• Nhập danh sách hành khách

• Tạo yêu cầu đặt dịch vụ gửi sang điều hành

1. Gửi email báo giá, giữ chỗ & thanh toán, xác nhận dịch vụ

Từ nút Gửi mail bạn bấm vào để mở rộng các lựa chọn như hình vẽ

Hệ thống sẽ tải ra mẫu email soạn sẵn với các nội dung đã nhập trong đơn hàng

2. Tạo note liên hệ, lịch nhắc

Mỗi lần trao đổi với khách hàng bạn có thể tạo Note liên hệ để không bị sót thông tin quan trọng.

Nếu khách hàng hẹn bạn liên hệ lại vào hôm sau,hoặc bạn tự nhắc mình liên hệ lại khách, bạn có Thêm nhắc lịch để hệ thống nhắc bạn vào ngày có lịch

Công cụ note liên hệ và thêm lịch nhắc để không bỏ sót thông tin quan trọng khi trao đổi với khách hàng

Note liên hệ: Nhập chi tiết nội dung mỗi lần liên hệ với khách hàng

Sau khi note, lịch sử note sẽ được lưu lại ở cột bên phải với nội dung và thời điểm note

Tương tự với lịch nhắc

Tạo lịch nhắc

Nhắc hẹn tạo thành công

3. Chuyển đơn hàng sang Thành công & thêm phiếu thanh toán

3.1. Chuyển đơn hàng sang Thành công

Khi khách chốt, bạn bấm vào "Chuyển thành công".

Với đơn hàng là Tour ghép khách bạn luôn phải đi từ Bước 1: Tạo lịch khởi hành để có thể Chọn tour(bước 2) khi chuyển đơn hàng sang Thành công

Quy trình xử lý đơn hàng là Tour ghép khách, phải tạo trước Lịch khởi hành tour (Tour khởi hành)

a) Với tour ghép khách, bạn sẽ chọn tour phù hợp với ngày đi của khách từ popup

b) Với tour đoàn riêng, bạn có thể tạo Tour khởi hành ngay khi chốt đơn.

Khi chuyển đơn thành công, hệ thống sẽ yêu cầu chọn Tour khởi hành

Đặt tên tour giúp gợi nhớ và phân biệt giữa các đoàn với nhau. Thông thường sẽ đặt theo dạng Tên đoàn + ngày khởi hành

Sau khi chọn thành công hệ thống sẽ hiện thị như bên dưới

Chọn tour khởi hành thành công

Đơn hàng và nhóm khách sẽ được đồng bộ sang tour khởi hành để bộ phận Điều hành thực hiện tour và theo dõi được tình trạng chỗ thời gian thực

3.2. Thanh toán cho đơn hàng

2 lựa chọn để thanh oán cho đơn hàng là tour

Ở bước Thanh toán bạn có các lựa chọn sau:

1. : lấy mã phiếu thu đã tạo sẵn bởi kế toán bên danh sách (bấm vào Tại đây như hướng dẫn.

Tại sanh sách, bạn bấm vào biểu tượng để copy mã phiếu thu

Sau đó bạn paste (Ctrl+V) vào ô mã phiếu thu, hệ thống sẽ tải toàn bộ số tiền của phiếu sang ô bên cạnh. Bạn có thể sửa lại số tiền thanh toán nếu phiếu thu này thanh toán cho nhiều đơn hàng. Phần tiền còn dư bạn có thể paste vào đơn hàng sau

Paste mã phiếu vào ô, hệ thống tự tải số tiền của phiếu (lưu ý chờ 2-3s sau khi paste mã để hệ thống tải ra số tiền)

Sau khi lưu lại, hệ thống sẽ báo số tiền đã thanh toán và còn thiếu

Nếu nhập nhầm, bạn có thể gỡ phiếu thu ra bằng cách click vào dấu x

4. Thêm danh sách hành khách (khách đi cùng)

Thêm danh sách hành khách đi cùng để đồng bộ sang phía Điều hành xếp xe, xếp phòng, mua bảo hiểm và bàn giao cho Hướng dẫn viên

3 cách để bạn thêm danh sách hành khách đi cùng

Thêm dòng và thêm lần lượt hành khách đi cùng

5. Gửi yêu cầu đặt dịch vụ

Bước này giúp đẩy thông tin đơn hàng của bạn sang phía Điều hành để Điều hành thực hiện Đặt dịch vụ.

Sau khi đã nhập đủ thông tin cần bàn giao, bạn bấm vào Thêm phiếu và chọn loại dịch vụ cần gửi phiếu.

Thêm phiếu yêu cầu

Điền thêm các lưu ý cho Điều hành và bấm Hoàn thành

Viết chi tiết nội dung bạn muốn lưu ý cho Điều hành

Hệ thống báo đã gửi thành công và chờ Điều hành xác nhận