Bước 2: Lập dự toán tour (dự trù)
3 đầu việc quan trọng khi lập dự toán tour bao gồm
Kê chi tiết các dịch vụ và nhà cung cấp để cấu thành nên tour
Đặt dịch vụ với Nhà cung cấp
Thanh toán cho nhà cung cấp hoặc bàn giao HDV thanh toán
Theo dõi được lợi nhuận dự kiến
1.Kê dịch vụ & chọn nhà cung cấp
Bạn có thể kê lần lượt bằng cách Thêm dịch vụ hoặc tải toàn bộ bảng kê từ tour khác tương tự về để tiết kiệm thời gian
Khi Thêm dịch vụ bạn chọn Loại hình dịch vụ, Nhà cung cấp và kê chi tiết các dịch vụ sử dụng như hình minh hoạ
2.Đặt dịch vụ với Nhà cung cấp
Sau khi đã kê đủ dịch vụ với 1 nhà cung cấp, bạn kéo xuống mục "BẢNG KÊ NHÓM NHÀ CUNG CẤP & THANH TOÁN" để thực hiện Đặt dịch vụ
Phiếu đặt dịch vụ được tạo với trạng thái "Chờ xác nhận", bạn có thể gửi email đặt dịch vụ tới Nhà cung cấp một cách tiện lợi với mẫu email được tạo sẵn
Mẫu email được tạo sẵn với các dịch vụ mà bạn đã kê giúp tiết kiệm thời gian đặt dịch vụ
Các phiếu Đặt dịch vụ và trạng thái được hiển thị để bạn dễ dàng quản lý các dịch vụ
Chưa đặt dịch vụ (chưa có phiếu)
Đã đặt và chờ Nhà cung cấp xác nhận (Chờ xác nhận)
Nhà cung cấp đã xác nhận dịch vụ (Đã xác nhận)
PHiếu Đặt dịch vụ ở trạng thái Đã xác nhận sẽ được ghi nhận vào phát sinh Tăng công nợ với Nhà cung cấp để tiện theo dõi công nợ
Nếu có điều chỉnh bảng kê, hệ thống sẽ cảnh báo dòng màu đỏ để bạn lưu ý và đặt lại dịch vụ
Nếu huỷ không sử dụng dịch vụ của 1 nhà cung cấp nào nữa (ví dụ trong trường hợp đổi từ Khách sận này sang khách sạn khác), hệ thống sẽ thông báo các dịch vụ đã bị gỡ khỏi bảng kê và cần Huỷ với Nhà cung cấp
3.Thanh toán cho Nhà cung cấp
Có 3 phương án thanh toán cho nhà cung cấp gồm:
Thanh toán luôn: Tiền mặt/Chuyển khoản => Tạo phiếu thanh toán
Thanh toán qua Hướng dẫn viên trong tour => Tạo phiếu HDV chi hộ
Không thanh toán hoặc phần còn thiếu => Sẽ được ghi nhận vào công nợ để thanh toán định kỳ
3.1. Tạo thanh toán luôn
Nhập số tiền bạn muốn thanh toán cho Nhà cung cấp trước chuyến đi. Có thể thanh toán hết hoặc đặt cọc 1 phần
Tài khoản nhận thanh toán của Nhà cung cấp sẽ được tự động tải nếu bạn đã nhập từ trước. Nếu chưa có, bạn nhập và hệ thống sẽ tự lưu lại dùng cho các lần sau
Điền email nhận Uỷ nhiệm chi, có thể điền email Nhà cung cấp vào để khi Kế toán thanh toán hệ thống sẽ thông báo cho Đối tác biết để nhanh chóng xác nhận dịch vụ
Luồng duyệt chi: để đẩy phiếu ĐNTT lên các cấp phê duyệt tương ứng như đã Cấu hình hệ thống
Bạn có thể đính kèm hoá đơn, chứng từ... vào Đề nghị thanh toán để kế toán tiện kiểm tra và xác nhận
Danh sách tất cả các phiếu chi Đề nghị thanh toán của Tour sẽ được hiển thị bên dưới kèm trạng thái
3.2 HDV chi hộ
Với các nhà cung cấp không nhận chuyển khoản, hoặc để cân đối dòng tiền, HDV sẽ thu nốt tiền của khách trong tour và thanh toán cho nhà cung cấp, bạn ccó thể tạo phiếu HDV chi hộ như sau
4.Theo dõi lợi nhuận dự kiến
Last updated